Thẻ: kỹ năng

Thực chất của vấn đề là xung đột giữa bộ gõ và chế độ cắt/dán (Cut/Paste) thông minh của Word. Một số bộ gõ dùng bộ đệm (clipboard) của Windows để xử lý tiếng Việt, vdụ: VietKey.

Với những bộ gõ này, mỗi khi nhập liệu tiếng Việt, thì do những ký tự tiếng Việt có dấu thường rơi vào vùng các ký tự phân cách từ của bảng mã Ascii, cho nên khi paste vào văn bản làm cho Word nhầm tưởng đã hết 1 từ, bắt đầu 1 từ mới cho nên đã tự động thêm 1 dấu trống phân cách vào giữa các ký tự này.

• Nếu chúng ta tắt chế độ thông minh thì mỗi khi paste phải đảm bảo cách từ phía trước ít nhất 1 khoảng trống, nếu không thì đoạn văn bản được paste vào sẽ “dính chùm” với từ đã có.
  
• Bộ gõ UniKey xử lý việc xung đột này bằng tùy chọn: [ ] Luôn sử dụng clipboard cho unicode. Điều này cho phép người dùng thay đổi cách tạo dấu tiếng Việt (vì dùng clipboard sẽ nhanh hơn là không dùng nó).
  
• Cũng qua đây nhắc nhở rằng: với bộ gõ dùng clipboard (như VietKey), những gì đã copy thường chỉ hiệu lực trước khi bạn gõ thêm từ có tiếng Việt, sau khi đã gõ thêm thì việc copy đó đã chuyển thành những ký tự tiếng Việt có dấu trong bộ đệm – nghĩa là đã xóa nội dung đã copy trước đó trong clipboard.

Khi một tổ chức gặp khó khăn, khách hàng và ngay cả nhân viên thường có xu hướng bỏ đi tìm đối tác mới, nơi làm việc mới. Vậy phải làm thế nào để giữ chân họ, khiến họ không ra đi vì luôn sẵn có lòng trung thành với tổ chức, chứ không vì bị buộc phải ở lại?

Khi các đối tác, khách hàng, cổ đông ở bên cạnh bạn, công việc và sự tăng lợi nhuận diễn ra rất dễ dàng. Vì vậy, những người đứng đầu tổ chức cần phải luôn nhớ tới câu hỏi: “Bạn hay tổ chức của bạn có xứng đáng với lòng trung thành của khách hàng, của nhân viên, của đối tác và của những người đồng sở hữu tổ chức với bạn không?”.

Hãy nghĩ về câu trả lời từ góc nhìn của họ.

• Có một sự khác biệt giữa lòng trung thành và bị buộc phải ở lại. Có rất nhiều khách hàng tiếp tục công việc làm ăn chỉ vì họ không có lựa chọn nào khác. Họ hợp tác với bạn nhưng trên thực tế, hoàn toàn coi thường mối quan hệ làm ăn đấy.

Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cũng không khác vậy nhiều lắm. Rất nhiều người sẽ ở lại bên bạn nếu như họ không có lựa chọn khác, hoặc nếu như họ cảm thấy thoải mái và dễ chịu khi làm việc với bạn. Nhưng làm sao bạn có thể đảm bảo được rằng họ đã làm hết mình vì sự nghiệp và công việc của bạn.

Khi được hỏi “có bao nhiêu người đã làm việc cho ông”, không ít các nhà quản lý đã trả lời rằng “khoảng một nửa”. Câu trả lời gây ngạc nhiên này ngay lập tức được lý giải khi có một nhân viên đã tâm sự thế này: “Tôi làm việc đủ chăm chỉ ở mức để không bị sa thải”. Đây rõ ràng là biểu hiện cho thấy người nhân viên ấy không làm việc hết mình và không trung thành.

• Thay vì coi lòng trung thành là lý do cho mối quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên, bạn hãy trả lời câu hỏi: bạn có xứng đáng với lòng trung thành của họ?

Các nhân tố của lòng trung thành

Một cuộc nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng có 3 nhân tố thể hiện sự trung thành của khách hàng đối với bạn.

• 1. Họ phải rất hài lòng với bạn (nhưng có những lúc, chỉ hài lòng thôi thì chưa đủ).
• 2. Họ thiết tha mong muốn được tiếp tục công việc và quan hệ làm ăn với bạn.
• 3. Họ chủ động giới thiệu với các người khác về bạn. Họ là những người chủ trương ủng hộ bạn và là những người bán hàng cho bạn.

Một điểm quan trọng ở đây là lòng trung thành phải hội tụ đủ cả 3 điểm trên. Nếu thiếu một trong ba yếu tố đó, không thể có lòng trung thành.

Nghiên cứu trên được đưa ra để khẳng định một điều rằng để những người khác trung thành, họ phải cảm thấy họ cần phải “tận tụy, chân thành” với bạn. Họ phải cảm thấy rằng giá trị của mối quan hệ không chỉ là tổng số những thương vụ làm ăn với bạn.

Họ biết rằng bạn và tổ chức của bạn thành thật quan tâm và đầu tư vào những nhu cầu của họ. Khi những người khách hàng trung thành, hãy nhớ rằng: nhân tố quan trọng nhất để khách hàng thực sự tận tâm với bạn là phải có những nhân viên tận tụy quan tâm tới khách hàng.

• Vai trò của những người lao động trong việc tạo ra lòng trung thành của khách hàng là có nhiệm vụ tác động gấp 4 lần so với nhiệm vụ của sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu và nhiều thứ khác.

Những điều cần nhớ:

1. Lòng trung thành không chỉ là một chiến lược, mà nó phải là một nguyên tắc cơ bản. Việc thử thay thế những người tận tụy với một chương trình marketing mới hoặc tăng cường khoa học công nghệ nhân một dịp đặc biệt sẽ chỉ là nhất thời. Vì vậy, tăng cường những nỗ lực của bạn vào việc xây dựng lòng trung thành nếu chỉ bắt đầu khi tổ chức của bạn gặp khó khăn là quá ít ỏi và quá muộn.

2. Đặt sự tin tưởng làm nền tảng. Lời nói và hành động phải nhất quán. Nếu như những người bầu lên bạn không tin tưởng bạn, họ không thể tiếp tục phục vụ và coi trọng bạn. Đôi khi, bạn có thể thấy mình phải quyết định lựa chọn giữa một bên là mất cả lợi nhuận và một bên là mất niềm tin.

Kinh nghiệm cho thấy, để giành lại niềm tin khó khăn hơn nhiều và nếu như không có niềm tin và sự trung thành của khách hàng, của nhân viên và những người khác, tức là bạn đã thất bại hoàn toàn và mất hết tất cả.

3. Bạn hãy giành sự tận tụy về mặt tình cảm của người khác với mình bằng việc giúp họ nhận ra ý nghĩa và mục đích lớn hơn trong mối quan hệ với bạn. Bạn hãy chứng tỏ cho họ biết rằng, bạn là một trong số nhiều người thực sự tận tụy với tổ chức dù bạn có thể kiếm được nhiều tiền hơn khi làm việc cho một tổ chức khác.

4. Nếu có ai đó nói rằng, nhân viên của bạn không quan tâm gì đến lòng trung thành, đừng tin điều đó. Hãy nhớ rằng bạn phải luôn luôn hành động để làm sao đó, bạn xứng đáng với lòng trung thành của mọi người. Điều này luôn đúng trong tất cả các mối quan hệ, ngay cả khi đó là công việc làm ăn hay chuyện cá nhân.

5. Suy nghĩ và cân nhắc sâu sắc sao cho các thông điệp và hành động của bạn có thể truyền tải được lòng trung thành. Vì sao những người khách sẽ duy trì lòng trung thành nếu như quan điểm ban đầu của bạn về họ là những số liệu thống kê hay những bản báo cáo liệt kê doanh số bán hàng hàng tháng?

Tóm lại, hãy nhớ rằng luôn luôn phải giành lấy lòng trung thành từ người khác. Đầu những năm 1980, công ty dược phẩm Tylenol rơi vào cuộc khủng hoảng.

• Và theo đúng nghĩa đen, họ đã dành toàn bộ thị phần để chứng minh thông qua hành động rằng các bác sĩ, bệnh nhân, các bà mẹ, các nhân viên và các cổ đông rằng tất cả mọi người vẫn có thể tin tưởng họ.

Họ đã hồi phục trở lại và trở thành thương hiệu y tế lớn mạnh nhất trong lĩnh vực thuốc giảm đau và trở thành niềm kiêu hãnh thực sự đối với tất cả các nhân viên và những ai làm việc cho Tylenol.

Ngày nay, khi áp lực công việc ngày càng cao, mức độ yêu cầu ngày càng phức tạp, mỗi cá nhân khó có thể tự hoàn thành tốt tất cả công việc được giao thì hiệu quả công việc phụ thuộc rất lớn vào khả năng làm việc nhóm của mỗi thành viên. Tuy nhiên, một trong những rào cản lớn nhất là chúng ta chưa biết cách làm việc nhóm hiệu quả.

Tại sao làm việc nhóm lại khó?

Trước hết, nhóm không phải là một tập hợp những cá thể. Vì vậy, hiệu quả của làm việc nhóm không đơn giản là kết quả của mỗi cá nhân trong tập hợp ấy. Mỗi chúng ta đều có những kiến thức, phương pháp, cá tính và quan điểm khác nhau. Thông thường, chúng ta sẽ thích làm việc theo cách của mình.

Nhìn đàn kiến tha mồi, bạn sẽ nhận ra điều đó. Thoáng nhìn, ta thấy chúng thật đoàn kết, cùng cố gắng đưa mồi về tổ. Tuy nhiên, nhìn kỹ, ta lại thấy mỗi con cố hết sức chạy về một hướng. Chúng ta cũng thế. Nếu không biết cách kết hợp, không ít khi một cộng một lại nhỏ hơn không.

Cách nào để làm việc nhóm hiệu quả?

Bạn thường gặp khó khăn gì khi làm việc nhóm? Tôi thì chỗ nào cũng khó.

Ở giai đoạn đầu tiên: “Giai đoạn hình thành”, phải truyền đạt được mục tiêu công việc để mọi người hiểu và cùng muốn làm với mình đã là khổ sở lắm rồi. Vậy mà ngay sau đó, “Giai đoạn sóng gió” lại nổi lên. Mỗi người một quan điểm, một ý tưởng, một phương pháp.

Thế là cãi nhau, rồi giận hờn. Không ít khi “nghỉ chơi” luôn. Thế là phá sản. Nếu khéo léo lắm, vượt qua được giai đoạn này thì xem như bạn đã vượt qua 2/3 chặn đường gian khổ nhất. Qua giai đoạn này, mọi người bắt đầu bước vào “Giai đoạn hòa nhập”.

• Nếu là bạn, bạn sẽ thế nào khi phải làm điều gì đó theo cách không phải của mình? Không dễ dàng gì phải không bạn? Dù lúc này mình hiểu rõ mục tiêu và hiểu vì sao cần làm như vậy.

Nhưng vượt qua chính mình cũng khó lắm thay!

Vượt qua được “Giai đoạn hòa nhập“, cả nhóm đã thực sự hiểu trách nhiệm, nhiệm vụ của từng thành viên, thấu hiểu nhau và bắt đầu làm việc “ăn ý” hơn. Mỗi thành viên cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và hỗ trợ các thành viên khác.

Vì khi ấy, mọi thành viên đều hiểu, thành công của người này là hiệu quả của người kia và của cả nhóm. Nhưng để đạt đến “Giai đoạn ăn ý”, bạn cần phải trao đổi thông tin, lắng nghe và phản hồi tích cực. Chỉ khi thông tin thông suốt, chúng ta mới tìm được sự thấu hiểu, cùng nghĩ và hành động vì mục tiêu chung.

Đây là một quá trình rất quan trọng trong suốt quá trình làm việc nhóm và giúp nhóm làm việc “ăn ý” và hiệu quả hơn. Giờ đây, một cộng một sẽ lớn hơn 2 rất nhiều lần.

Để có được nơi làm việc gọn gàng và trông chuyên nghiệp bạn hãy thử những lời khuyên sau…

Thay đổi thái độ của bạn

Một suy nghĩ khá phổ biến với mọi người rằng một bàn làm việc bừa bộn thể hiện bạn là người làm việc chăm chỉ, nhưng thực tế nó tạo ra ấn tượng hoàn toàn trái ngược trong suy nghĩ của những đồng nghiệp quanh bạn. Họ cho rằng bạn là con người bừa bộn và thiếu tổ chức trong công việc.

• Một chiếc bàn được dọn sạch, gọn gàng sẽ không chỉ đem lại ấn tượng về bạn mà nó còn giúp bạn có đầu óc sảng khoái và cho phép bạn tập trung vào công việc.

Bắt tay vào dọn dẹp

Điều đầu tiên giúp bạn có được một bàn làm việc gọn gàng là bỏ đi những tài liệu cũ, những vật dụng không dùng đến nữa. Phân loại ra đâu là những thứ bạn thực sự cần trong công việc hằng ngày, đâu là những thông tin bạn cho là cần thiết nhưng không thường xuyên sử dụng như thông tin khách hàng lâu năm. Sau đó bạn có thể đưa ra cách sắp xếp phù hợp.

Nếu bàn làm việc của bạn thường bừa bộn bởi những tài liệu, giấy tờ thì bạn nên tạo một ngăn tủ gần bàn làm việc và để chúng vào theo thứ tự riêng bạn, ví dụ: theo vần alphabet. Sau đó vào cuối mỗi ngày bạn nên dành 5 phút trước khi về để cất những tài liệu của hôm nay vào ngăn tủ đó.

“Tạo ra” thời gian

Bạn nên dành ra lượng thời gian nhất định trong ngày để dọn dẹp bàn làm việc. Đó có thể là giờ ăn trưa hoặc trước khi về nhờ vậy vào sáng hôm sau khi đến văn phòng bạn sẽ thực sự thấy thư giãn với bàn làm việc sạch sẽ và tìm thấy mọi thứ bạn cần một cách dễ dàng.

Lập kế hoạch làm việc

Để quản lý những công việc hằng ngày của bạn hãy lập một kế hoạch công việc theo tuần hoặc ngày tùy bạn. Trong đó bạn sẽ xem xét việc nào nên ưu tiên làm trước vì sắp đến thời hạn hoàn thành, ngoài ra giờ giấc những cuộc họp hay hẹn gặp khách hàng của bạn.

Mua một số vận dụng cần thiết

• Bạn đã có được những nơi chứa tài liệu thích hợp chưa? Bạn có những dụng cụ để cất và kẹp tài liệu thành tệp chưa?

Ngoài ra bạn cũng cần một vài tập giấy nhớ đủ màu để viết những thông tin ghi nhớ nhanh quanh bàn làm việc như thông tin khi bạn nói chuyện điện thoại, thời gian của cuộc họp bất thường trong ngày hoặc một vài công việc cần làm nhanh.