Bạn đang chờ đợi kết quả của cuộc phỏng vấn gần nhất với tâm trạng phấn khởi? Bạn tin chắc rằng mình có cơ hội được tuyển dụng? Nhưng bạn vẫn chưa nhận được bất kỳ hồi âm nào từ phía nhà tuyển dụng. Hãy thử kiểm điểm xem bạn đã hỏi những điều “không nên hỏi” nào làm nhà tuyển dụng phật ý.
Hãy suy nghĩ thật kỹ về câu hỏi phỏng vấn nhà tuyển dụng
Biết cách đặt câu hỏi để tạo sự tương tác với nhà tuyển dụng là phương thức thông minh gây được ấn tượng mạnh. Nhưng không phải lúc nào những câu hỏi đặt ra cũng giúp bạn ghi điểm.
Sau đây là những điều bạn không nên hỏi nhà tuyển dụng, tham khảo những thông tin dưới đây phần nào sẽ giúp bạn tránh những sai sót không đáng có trong những lần phỏng vấn sau.
Những câu hỏi phá hỏng cuộc phỏng vấn
Lĩnh vực mà công ty đang kinh doanh?
Nếu bạn đưa ra câu hỏi này thì 90% bạn đã bị đánh trượt. Nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy thực sự thất vọng, vì ứng viên tham gia ứng tuyển lại không “ nằm lòng” những kiến thức cơ bản nhất về tình hình hoạt động doanh nghiệp. Như vậy, làm cách nào bạn có thể theo kịp tiến độ công việc mà công ty giao phó?
Không quan tâm đến mức lương?
Rõ ràng rằng cả bạn và nhà tuyển dụng đều muốn thõa thuận rõ ràng về mức lương. Nhà tuyển dụng mong muốn hiểu bạn muốn hướng đến mức lương nào. Về phía ứng viên- là bạn lại càng mong muốn một mức lương phù hợp với năng lực cá nhân.
Nếu vậy bạn không nên hỏi vòng vo về mức lương, thay vào đó là cách đặt câu hỏi thẳng thắn, đi đúng vào trọng tâm chính. Đừng khiến nhà tuyển dụng cảm thấy bị mất thời gian ở một vấn đề có thể được rút ngắn.Ứng viên nên bày tỏ thẳng thắn về mức lương mà bạn mong muốn
Công ty có thể làm được gì cho bạn?
Có thể đây là điều mà bạn thực sự quan tâm, nhưng với câu hỏi này thì trong mắt nhà tuyển dụng bạn sẽ bị đánh giá là ứng viên kiêu ngạo. Câu hỏi này chẳng mang lợi ích gì cho bạn, ngược lại nó sẽ đánh rớt bạn một cách nhanh chóng.
Điều bạn nên làm đó là nhấn mạnh về những đóng góp mà bạn có thể làm được cho công ty. Hãy kể nhà tuyển dụng nghe về những nỗ lực mà bạn đã đạt được nhờ sự giúp đỡ của quản lý trước. Hãy khoan hỏi về tiền thưởng và sự thăng tiến, nếu bạn thực sự có năng lực thì chắc chắn bạn sẽ được thưởng một cách xứng đáng.
Những điều nên tránh
Sau đây là một vài điều bạn nên tránh trong cuộc phỏng vấn, ghi nhớ những điều này sẽ giúp bạn tránh những rắc rối không đáng có.
Kể về hoàn cảnh bản thân
Bạn chắc chắn rất cần người chia sẻ về công việc, gia đình, về những rắc rối mà bạn đang gặp phải. Nhưng điều này không nằm trong một cuộc phỏng vấn mang tính chất trang trọng.
Nhà tuyển dụng sẽ cảm thấy rất ái ngại, khó xử vì họ đã không thể giúp bạn. Đừng để điều này gây phiền lòng nhà tuyển dụng và ảnh hưởng đến kết quả khách quan của cuộc phỏng vấn.
Hãy thận trọng khi đặt những câu hỏi
Kể xấu nơi làm việc cũ
Đây là một điều tối kỵ bạn không được phép nói, kể cả khi nơi làm việc cũ có tồi tệ hay như “địa ngục” đến mức nào. Đặt giả thuyết nếu nhà tuyển dụng tuyển bạn, vậy khi rời công ty bạn sẽ lại kể xấu nơi làm việc này như cách bạn đã từng làm?
Đừng vì một phúc bốc đồng trong suy nghĩ mà hủy hoại một cơ hội việc làm của bạn. Hãy suy nghĩ thật kỹ trước khi đưa ra câu trả lời ghi điểm. Còn bây giờ, bạn nên ghi chép những thông tin trên đây để làm nguồn tài liệu sử dụng khi cần.
Kết quả không như mong đợi ở cuộc phỏng vấn lần này không có nghĩa là bạn sẽ thất bại trong những lần sau, bạn vẫn còn rất nhiều cơ hội để thể hiện bản thân, vì vậy đừng bao giờ nản lòng.
Bên cạnh việc chuẩn bị CV ấn tượng thì thư ngỏ cũng rất quan trọng. Khi trả lời phỏng vấn cần chứng tỏ mình là người phù hợp nhất cho vị trí ứng tuyển.
Với kinh nghiệm 10 năm tuyển dụng nhân sự, Bernard Skinner (quốc tịch Australia) chia sẻ nhiều bí kíp cho ứng viên khi đi xin việc. Anh cho biết, khi mở đầu buổi trò chuyện, nếu được hỏi “Hello, how are you?”, người Việt Nam thường trả lời “I’m fine.
How are you”. Lời khuyên cho các ứng viên là hãy trả lời theo đúng cảm giác mà mình đang có như đang mệt, đang tức giận, vui vẻ, thấy không khỏe lắm…
CV, thư ngỏ ấn tượng
Bernard chia sẻ, để có thể xin việc thành công, ứng viên cần có những bí kíp. Đó là bắt đầu bằng một CV ấn tượng với bố cục hợp lý và hấp dẫn, ví dụ như đưa những công việc gần nhất lên trước.
“Hãy lập hồ sơ năng lực cá nhân trên Linkedin càng sớm càng tốt. Đừng quan tâm quá nhiều đến Facebook vì đó không phải là địa chỉ tin cậy và chuyên nghiệp cho các nhà tuyển dụng”, Bernard nói.
Anh chia sẻ, viết thư ngỏ tốt cũng là điều rất quan trọng. Nếu như không biết tên người mình đang gửi tới thì nên bắt đầu bằng chức danh của họ. Trong lá thư này, ứng viên cần nói rõ lý do quan tâm đến công ty và mong muốn ứng tuyển vào vị trí nào đó cũng như lưu ý nhấn mạnh về năng lực của bản thân, kinh nghiệm liên quan đến vị trí ứng tuyển.
Chuẩn bị cho buổi phỏng vấn
Để chuẩn bị cho buổi phỏng vấn, theo Bernie, ứng viên nên lựa chọn trang phục phù hợp, chú ý tới cả những chi tiết nhỏ như màu sắc và đừng bao giờ đến muộn. Ứng viên cũng phải tìm hiểu kỹ về công ty và vị trí ứng tuyển cả trước khi nộp hồ sơ và sau buổi phỏng vấn.
“Khi tham gia buổi phỏng vấn, hãy cố gắng chứng tỏ bạn là người phù hợp nhất cho vị trí ứng tuyển và đừng ngần ngại đưa ra những câu hỏi về công ty và cả thông tin chi tiết về công việc”, chuyên gia tuyển dụng của Australia nói.
Bernie nhận xét, điểm chung của những người ứng tuyển ở Việt Nam là quá chú ý tới kiến thức ở trường lớp và thiếu những kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm thực tế. Ở Australia, những người tuyển dụng không chỉ đánh giá về kiến thức chuyên môn mà còn đánh giá về kỹ năng thực tế, thái độ. Vì vậy, khi có ứng viên tới ứng tuyển, người tuyển dụng sẽ gọi điện cho người quản lý trước của ứng viên để nghe phản hồi từ họ.
Những câu hỏi thường gặp
Ông Chu Tuấn Anh, Phó tổng giám đốc một công ty đào tạo và ứng dụng công nghệ thông tin chia sẻ, trong yêu cầu tuyển dụng của các công ty thường ghi yêu cầu ứng viên có kinh nghiệm. Tuy nhiên, thực tế các doanh nghiệp lại không đặt kỳ vọng cao rằng ứng viên đã có ngay chuyên môn tốt, làm việc được ngay.
Với sinh viên mới ra trường, nên bắt đầu ứng tuyển từ những vị trí thấp ở công ty. Ví dụ như theo đuổi ngành marketing thì nên bắt đầu bằng vị trí nhân viên marketing – vị trí thấp nhất của phòng. Khi nhà tuyển dụng yêu cầu phải có kinh nghiệm thì ứng viên cũng đừng nghĩ rằng mình phải có mấy năm kinh nghiệm, mà đó có thể là kinh nghiệm làm việc thời sinh viên.
“Đó có thể là những công việc bán thời gian nhưng thực sự có trải nghiệm trong lĩnh vực ấy là được. Bạn cũng có thể theo học các khóa học ngắn hạn về kỹ năng trong ngành nghề mình theo đuổi. Nhà tuyển dụng để ý rất nhiều đến thái độ đối với công việc của ứng viên, thế nên yếu tố quyết định không phải ở chuyên môn mà là ở kỹ năng, thái độ”, ông Tuấn Anh nói.
Ở một số công ty, nhà tuyển dụng hỏi những câu đơn giản như: Một ngày em làm những việc gì? Ngủ bao nhiêu tiếng? Có mơ không và mơ về gì?… Ứng viên thường không chuẩn bị và nghĩ rằng đó là những câu hỏi lung tung. Thế nhưng theo ông Chu Tuấn Anh, tất cả câu hỏi có mục đích.
Nếu tuyển người ở vị trí hành chính, tức là người đó phải làm nhiệm vụ mua bán cho công ty và rất nhiều việc nhỏ thì sẽ hỏi ứng viên ở nhà có hay đi chợ hay mua sắm không. Nếu câu trả lời là “không phải làm gì” thì sẽ không tuyển bởi hành chính phải là người có kinh nghiệm đàm phán và khả năng mua bán. Cách đơn giản để biết ứng viên có khả năng hay không chính là thông qua cách làm việc nhà.
Hoặc nếu tuyển ứng viên vào làm marketing thì sẽ hỏi “trong thời gian rảnh bạn làm gì?”. Nếu là thích đọc sách, nghiên cứu thì bạn đó sẽ hợp với những công việc nghiên cứu hơn, còn những người hướng ngoại, hay đi chơi sẽ hợp với marketing hơn.
Mức lương mong muốn?
Nhiều ứng viên là sinh viên mới ra trường băn khoăn trước câu hỏi của nhà tuyển dụng: “Em mong muốn mức lương được trả là bao nhiêu?”. Ông Tuấn Anh cho biết, các công ty đều có hệ thống lương. Họ sẽ không phá vỡ hệ thống ấy bởi nếu phá vỡ thì chính bạn sẽ bị sức ép từ đồng nghiệp và bị quá sức. Câu hỏi này nhằm xác định cảm nhận giá trị của ứng viên và sự tự tin để đánh giá phù hợp.
“Các bạn nên xác định sự nghiệp thành giai đoạn. Tôi khuyên rằng hãy bỏ ra 3 năm để đi làm lấy kiến thức, trau dồi kinh nghiệm làm nền tảng. Đừng đặt cao vấn đề về lương và hãy sòng phẳng với nhà tuyển dụng. Sau 3 năm tích lũy, bạn đã hiểu được bản thân và nhu cầu thị trường, lúc ấy bạn có thể định giá cho chính sức lao động của mình”, ông Tuấn Anh chia sẻ.
Câu hỏi khó
Trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng có thể đặt ứng viên vào tình huống khó khăn không thể cứu vãn của công ty và muốn họ tìm ra giải pháp. Đó chính là kiểm tra kinh nghiệm thực tế của ứng viên.
“Bản thân tôi ít khi hỏi ứng viên những câu hỏi đó, bởi khi nhà tuyển dụng hỏi như vậy thì họ thật sự bế tắc và nếu có ứng viên xuất sắc đưa ra được câu trả lời hoàn hảo thì họ phải là quản lý của người tuyển dụng đó mất rồi. Tôi chỉ mong nhân viên của mình ở mức độ căn bản thôi”.
Tuy nhiên, ông Chu Tuấn Anh cũng hướng dẫn ứng viên khi trả lời câu hỏi này thì nên đứng ở khía cạnh của doanh nghiệp, hiểu rằng họ cần lợi nhuận. Vì vậy, hãy chọn phương án nào có thể đảm bảo được lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Ông cho rằng, câu trả lời tốt nhất đối với ứng viên là sẽ cân nhắc kỹ về khả năng sinh lợi của dự án, trong trường hợp phương án này tiếp tục gây lỗ và không có lợi nhuận thì sẽ dừng lại, nhưng phải xin ý kiến cấp trên.
“Như vậy, các bạn đã được cả hai là chống lỗ cho công ty và vẫn được lòng cấp trên”, ông Tuấn Anh nói.
– 06/2009 – 08/2010 : Kế toán tổng hợp tại Công Ty TNHH A.
– 11/2008 – 05/2009 : Kế toán giao dịch Ngân Hàng tại Công Ty TNHH B.
– 09/2006 – 10/2008 : Nhân viên phục vụ tại nhà hàng C. Đi học tại Trường Cao Đẳng Kỹ Thuật Công Nghệ Vạn Xuân TP.HCM.
– 2005 – 2006 : Học sinh tại Huyện….. – Tỉnh…..
KINH NGHIỆM LÀM VIỆC
-06/2009 – 08/2010 : Công Ty TNHH A.
– Báo cáo thuế: Lập báo cáo thuế GTGT, TNDN
– Kế toán kho: theo dõi nhập, xuất, tồn kho.
– Kế toán ngân hàng: Lập chứng từ thanh toán cho nhà phân phối
– Kế toán công nợ: theo dõi công nợ, lên kế hoạch thanh toán, đòi nợ.
– Kế toán bán hàng: viết hóa đơn bán hàng
– 11/2008 – 05/2009 : Công Ty TNHH B.
– Kế toán ngân hàng: chịu trách nhiệm gởi tiền vào ngân hàng, viết ủy nhiệm chi, rút séc.
– 09/2006 – 10/2008 : Nhân viên phục vụ tại nhà hàng C
– (công việc cụ thể)
KỸ NĂNG LÀM VIỆC
– Kỹ năng giao tiếp.
– Kỹ năng làm việc độc lập.
– Có tin thần trách nhiệm, chịu được áp lực công việc.
– Sử dụng thành thạo Microsoft office, Internet,…
– Sử dụng phần mềm Ms office Excel kế toán.
SỞ THÍCH
– ……………………………………
MỤC TIÊU NGHỀ NGHIỆP
– Tôi sẽ trở thành một (kế toán)….. giỏi.
– Cơ hội thăng tiến trong công việc và ổn định nghề nghiệp.
QUAN HỆ GIA ĐÌNH
– Họ tên Cha: ……………Sinh năm …………………..
– Thường trú: Số …… ấp ……, Xã ………………, Huyện ……….., Tỉnh ………..
– Nghề nghiệp: …………………….
– Họ tên mẹ: ……………………., Sinh năm ………………..
– Thường trú: Số ……ấp ……, Xã ………………, Huyện ……….., Tỉnh …………
– Nghề nghiệp: …………………….
– Họ tên (anh) chị em ruột:
– Chị: ………………Sinh năm ………….. – Nghề nghiệp: ………….. tại ………
– Em: ………………Sinh năm …………. – Nghề nghiệp: ……………. tại ………
Chứng thực Ngày …… tháng …. năm 20
của chính quyền địa phương Người khai ký tên
CHỦ NGHĨA VIỆT NAMCỘNG HÒA XÃ HỘI
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
————&———–
ĐƠN XIN VIỆC
Kính gởi: – Ban Quản Lý Nhân Sự Công Ty
Tôi tên:
Sinh năm:
Dân tộc: Kinh
CMND số…………………….. Cấp ngày…………………….. Tại C.A …………..
Thường trú tại: Số …………., Ấp……….., Xã …………., Huyện ……………, Tỉnh …………
Địa chỉ liên lạc:
Điện thoại: ……..
Trình độ văn hóa: 12/12
Trình độ chuyên môn: Tốt nghiệp Trung cấp chuyên ngành …………………..Trường……………
Tôi được biết quý Công Ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên (kế toán)……….. Nay tôi nộp đơn này xin được dự tuyển vào Công Ty. Tôi có kinh nghiệm ……………………………………………., tôi chịu được áp lực công việc và là người có tinh thần trách nhiệm trong công việc. tôi tin mình có đủ năng lực để đảm nhiệm tốt công việc chuyên môn (kế toán)……. tại Công Ty, tôi rất mong Công Ty cho tôi cơ hội được làm việc tại Công Ty.Nếu được nhận tôi nguyện đem hết khả năng của mình để đóng góp vào Công Ty, cũng như tuân theo những nội quy, kỷ luật của Công Ty và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.
Đây là những mẫu đơn viết tay để xin việc vào bất kỳ công ty vị trí nào mà bạn muốn. Tuy ngắn gọn nhưng nó có thể giúp bạn mô tả tất cả những thông tin cần thiết để tạo ấn tượng hơn trong việc xin việc.
Mẫu đơn xin việc viết tay 1
Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập tự do hanh phúc
Đơn xin việc Kính gửi : Ông ( bà ) GD cty …. Bộ phận/Phòng nhân sự Tôi tên là: Sinh ngày….. Quê quán, Địa chỉ Qua thông tin trên báo/website/… tôi được biết Quý Công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên với vị trí…….Tôi nhận thấy mình có đủ năng lực, trình độ phù hợp với vị trí nhân viên….nên tôi viết đơn này xin được gia nhập đội ngũ nhân viên nâng động, chuyên nghiệp của Quý Cty.
Tôi xin tóm tắt về quá trình học tập và công tác của bản thân như sau (từ khi học ĐH?CD?TC gì đó): – Tháng/Năm .. đến..: Học ngành gì?trường gì?thành tích gì nổi bật? – Tháng/Năm.. đến..: Làm vị trí gì?vai trò gì? (nêu tóm tắt) ở cơ quan nào? thành tích gì nổi bật? – Tháng/Năm.. đến..: Làm vị trí gì?vai trò gì? (nêu tóm tắt) ở cơ quan nào?thành tích gì nổi bật?
Ngoài ra tôi có thể sử dụng thành thạo tin học văn phòng, tiếng anh giao tiếp tốt…, làm việc trung thực, cẩn thận… Hiện tại tôi đang làm vị trí gì?cụ thể công việc/vai trò gì?ở cơ quan nào?
Nếu được tuyển dụng vào đội ngũ nhân viên năng động, chuyên nghiệp của Quý Cty tôi xin hứa chấp hàng đày đủ nội quy, quy định của quy Cty, cố gắng cao nhất để hoàn thành công việc được giao, không ngừng học hỏi để phát triền kỹ năng làm việc.
Tôi xin cam đoan những gì nêu trên là đúng sự thật , nếu có sai tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật Tôi xin chân thành cảm ơn Hà nội .. Ngày tháng năm Người viết đơn
Mẫu đơn xin việc viết tay 2
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập – Tự Do – Hạnh Phúc
………………………
ĐƠN XIN VIỆC
Kính gởi: Ban lãnh đạo công ty lương thực Tp.HCM.
Tôi được biết quí công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên bán hàng, và vị trí quí công ty đang tuyển dụng đòi hỏi sự năng động, vui vẻ, nhạy bén và sáng tạo, nhiệt tình và trung thực, kĩ năng thiết lập giao dịch, khả năng tự tin trong giao tiếp.
Tôi hiện là sinh viên năm thứ hai, ngành “Khoa học bảo hộ lao động” (Hệ ĐH chính quy), khoa “Môi trường và Bảo hộ lao động” của trường đại học Tôn Đức Thắng. Trong quá trình học tập, tôi đã cố gắng phát triển toàn diện các kĩ năng giao tiếp và học hỏi, tham gia rèn luyện phẩm chất đạo đức tốt trong môi trường đoàn, hội sinh viên, đúc kết kinh nghiệm trong thời gian làm các công việc bán thời gian.
Tôi hiểu ngoài những yêu cầu trên, vị trí quí công ty đang tuyển dụng còn đòi hỏi người có tinh thần đoàn kết nội bộ và hỗ trợ đồng nghiệp trong quá trình làm việc, hòa đồng với tập thể, có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm, cũng như có khả năng làm việc trong môi trường có áp lực cao. Đây chính là những kĩ năng mà tôi đúc kết được qua quá trình học tập, làm việc từ trước đến nay.
Vì những kĩ năng, kinh nghiệm nêu trên, tôi tin rằng tôi có thể đáp ứng được yêu cầu của quí công ty. Tôi cũng xin cam đoan chấp hành nghiêm chỉnh mọi qui định của quí công ty và hoàn thành tốt công việc được phân công.
Mọi liên hệ về lịch phỏng vấn hay thông tin về hồ sơ xin việc này, xin vui lòng liên lạc số điện thoại 0976 520 123.
Xin chân thành cảm ơn và trân trọng kính chào.
Tp.HCM, ngày 18 tháng 05 năm 2014
Người làm đơn:
Mẫu đơn xin việc viết tay 3
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc Lập- Tự Do- Hạnh Phúc ĐƠN XIN VIỆC Kính gởi: Ban lãnh đạo công ty XX
Tôi được biết quí công ty đang có nhu cầu tuyển dụng nhân viên ở vị trí thông phiên dịch tiếng Nhật kiêm trợ lý Tổng Giám Đốc qua quảng cáo trên báo ABC đăng ngày xx/x/2006. Đây chính là công việc rất phù hợp với khả năng và kinh nghiệm được đúc kết trong quá trình học tập và làm việc từ trước đến nay của tôi.
Thông qua mẫu quảng cáo, tôi được biết vị trí quí công ty đang tuyển dụng đòi hỏi kĩ năng nghe nói đọc viết tiếng Nhật, tiếng Anh tốt, sử dụng vi tính văn phòng thành thạo, cũng như khả năng tự tin trong giao tiếp. Tôi đã tốt nghiệp trường Đại học XX, khoa tiếng Nhật, trong đó các môn tiếng Nhật, tiếng Anh và vi tính văn phòng đã được chú trọng và đầu tư hàng đầu.
Ngoài ra, về tiếng Nhật, tôi còn có điều kiện phát triển toàn diện mọi kĩ năng trong thời gian du học ở trường Đại học XX, Nhật Bản, và trong thời gian làm các công việc bán thời gian có sử dụng tiếng Nhật.
Tôi cũng hiểu ngoài những yêu cầu trên, vị trí quí công ty đang tuyển dụng còn đòi hỏi người có tinh thần đoàn kết, hòa đồng với tập thể, cũng như có khả năng làm việc trong môi trường có áp lực cao. Đây chính là những kĩ năng mà tôi đúc kết được qua quá trình học tập, làm việc từ trước đến nay ở Việt Nam cũng như ở Nhật Bản.
Vì những kĩ năng, kinh nghiệm nêu trên, tôi tin rằng tôi có thể đáp ứng được yêu cầu của quí công ty. Tôi cũng xin cam đoan chấp hành nghiêm chỉnh mọi qui định của quí công ty và hoàn thành tốt công việc được phân công.
Mọi liên hệ về lịch phỏng vấn hay thông tin về hồ sơ xin việc này, xin vui lòng liên lạc số điện thoại 0988xxxxxx. Xin chân thành cám ơn và trân trọng kính chào.
1. Chuẩn bị một dàn bài: cho dù bạn phải nói về vấn đề gì, một bài thuyết trình bằng Powerpoint cũng giống như một câu chuyện hay một bài luận, và nên theo sát một dàn bài đơn giản với 3 phần chính: Giới thiệu, Ý chính với các chi tiết hỗ trợ, và Kết luận.
Sẽ có ích hơn nếu bạn viết dàn bài trên giấy trước khi chuẩn bị nó trên máy tính. Cách này sẽ giúp bạn thoát khỏi việc phải làm cả hai việc cùng một lúc: chuẩn bị nội dung thuyết trình và chuẩn bị phần minh họa cho nội dung đó.
2. Hãy chuẩn bị slide đơn giản: Sử dụng một cấu trúc đơn giản, ví dụ như một đầu đề in hoa và từ 3 đến 6 ý đầu dòng. Bạn có thể chèn thêm hình ảnh minh họa có liên quan đến nội dung.
Ngoài ra, có rất nhiều lựa chọn cho màu sắc và hiệu ứng trong PowerPoint, nhưng bạn cần phải nhớ là nên giữ cho slide thuyết trình thật rõ ràng và đơn giản. Quá nhiều hiệu ứng và màu sắc sẽ thu hút sự chú ý của khán giả, làm cho họ mất đi sự tập trung ở nội dung chính của phần thuyết trình.
3. Hiều rõ khán giả: Hãy suy nghĩ xem bạn sẽ thuyết trình cho ai nghe và họ muốn đạt được gì từ bài thuyết trình của bạn. Chủ đề của bài thuyết trình có mới với họ không? Nếu có, tránh sử dụng những từ chuyên môn mà không có định nghĩa đi kèm – bạn không muốn khán giả của mình bị mất dấu.
Ngoài ra, khán giả còn phải có thể đọc được slide thuyết trình một cách rõ ràng. Sử dụng font chữ đủ to lúc trình chiếu để ngay cả những người ngồi hàng cuối cùng có thể thấy được.
4. Tóm tắt ý chính: Ở cuối bài thuyết trình, hãy nhớ cung cấp một phần tóm tắt ngắn gọn và đầy đủ ý. Sử dụng những gạch đầu dòng để nhấn mạnh những phần quan trọng nhất của bài thuyết trình. Điều này sẽ giúp người xem có được một cái nhìn tổng thể.
5. Luyện tập, luyện tập và luyện tập: Cho dù bạn không thể bảo đảm được rằng mình sẽ trình bày một phần thuyết trình hoàn hảo đi nữa, nhưng với việc luyện tập nhiều lần, bạn sẽ cảm thấy thoải mái với slide thuyết trình PowerPoint của mình và tiến gần hơn đến việc thể hiện bài thuyết trình một cách xuất sắc.
Căng thẳng là điều bình thường. Tuy nhiên, căng thẳng quá sẽ gây ra tác dụng ngược. Do đó, bạn có thể có chút hồi hộp, nhưng cần phải có “phương pháp” kiểm soát bản thân, khống chế tinh thần căng thẳng để đạt được kết quả tốt nhất!
Vậy đâu là những “bí kíp”?
1. Làm quen với hoàn cảnh: Việc di chuyển trên sân khấu sẽ ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng bài thuyết trình của bạn, Vì vậy, bạn nên tranh thủ thời gian để tìm hiểu về hoàn cảnh, vị trí bạn sẽ diễn thuyết. Hãy đến sớm và làm quen với sân khấu. Nhờ đó, bạn có thể định hình các tình huống có thể xảy ra trên sân khấu và có phương án đề phòng.
2. Làm quen với người nghe: Khi người nghe đi vào hội trường hãy tỏ ý chào và làm quen với họ. Hãy tạo một không khí thật thoải mái để giúp bạn tự tin hơn khi trình bày. Diễn thuyết trước những người quen sẽ tốt hơn nhiều khi diễn thuyết trước những người xa lạ, đúng không nào?
3. Thuộc bản thảo: Nếu bạn không thuộc bản thảo hoặc không hài lòng với bản thảo của mình thì cảm giác căng thẳng sẽ càng nặng hơn. Hãy tập diễn thuyết bản thảo của mình và sửa chữa những chỗ cần sửa. Hãy đảm bảo bạn hoàn toàn thuộc bản thảo, tránh trường hợp quên và dẫn đến bối rối.
4. Thả lỏng bản thân: Làm một vài động tác để thả lỏng thần kinh đang căng thẳng. Hãy khởi động bằng một số động tác thể dục nhẹ nhàng. Ngoài ra, cố gắng hít thở thật sâu để lấy bình tĩnh.
5. Thiết tưởng mình đang trong cảnh diễn thuyết: Hãy tưởng tượng ra cảnh mình đang diễn thuyết say sưa, tiếng nói thanh thoát, rõ ràng, lòng đầy tự tin. Điều đó sẽ giúp bạn cảm thấy vững tin và say mê với bài thuyết trình của mình hơn. Nếu có thể tưởng tượng ra thành công của mình thì bạn nhất định sẽ thành công.
6. Cần ý thức được những người ngồi dưới lắng nghebạn đang rất mong bạn sẽ thành công: Hãy chú ý phản ứng của người nghe và phản ứng một cách linh động. Hãy thu hút sẽ chú ý lắng nghe của họ bằng ngôn từ tự nhiên, dí dỏm, đôi khi là những từ ngữ hành động thúc giục họ phải chú ý.
7. Không nên xin lỗi: Nếu bạn xin lỗi người nghe vì sự căng thẳng của bạn hay vì bất kỳ một lỗi nào trong bài diễn thuyết thì có thể bạn đã vô tình thu hút sự chú ý của người nghe vào khuyết điểm đó, vô tình nhắc nhở người nghe chú ý đến những cái mà thực chất họ không ý thức đến.
Đối với việc này bạn tuyệt đối không nên. Nếu bạn mắc sai lầm, hãy bỏ qua và tiếp tục bài diễn thuyết của mình. Thật linh hoạt để đưa ra những lý do hài hước, phù hợp với hoàn cảnh. Hãy kéo sự chú ý của người nghe sang một vấn đề mới và họ sẽ quên đi lỗi sai của bạn!
8. Tập trung sự chú ý vào nội dung chứ không phải là hình thức. Hãy đem sự chú ý của bạn từ nội tâm giải thoát ra ngoài, và đặt chúng vào nội dung diễn thuyết và người nghe. Nhờ đó cảm giác căng thẳng của bạn sẽ dần dần biến mất.
9. Biến sự căng thẳng trở thành động lực tích cực: Cần khống chế tâm trạng căng thẳng của mình và biến nó thành sinh lực và lòng nhiệt tình. Bạn căng thẳng vì đơn giản là bạn hy vọng và mong muốn một kết quả thật tốt. Do đó, hãy để mong muốn đó là động lực cho bạn! Hãy khống chế cảm xúc và cố gắng hết mình cho mong muốn đó.
10. Tích lũy kinh nghiệm: Chắc chắn sau mỗi bài thuyết trình, bạn sẽ nhận ra được những ưu, khuyết điểm của bản thân. Không chỉ vậy, bạn cũng sẽ nhận ra những bài học thực tế và sân khấu đã dạy bạn.
Từ đó, bạn có thể lập một danh sách những sự cố có thể gặp phải và rút được kinh nghiệm cho bản thân. Kinh nghiệm sẽ mang lại sự tự tin, tự tin là mấu chốt để nhận được thành công. Ngoài ra, hãy tham gia câu lạc bộ những người chủ trì, bạn sẽ học được nhiều kinh nghiệm cần thiết từ họ.
Trong buổi phỏng vấn, cách bạn trả lời các câu hỏi rất quan trọng, vì vậy bạn cần một cái đầu luôn tỉnh táo, nhanh nhạy với các câu hỏi của nhà tuyển dụng. Dưới đây là 10 câu hỏi “hóc búa” mà nhà tuyển dụng thường hỏi cùng một số gợi ý giúp bạn “ghi điểm”:
1. Bạn có thể nói cho tôi biết một chút về bản thân biết được không?
Đây là cơ hội để bạn chứng tỏ khả năng giao tiếp của mình để nói về cuộc sống, công việc của mình một cách hợp lý, tránh huyên thuyên.
Ví dụ: Nếu bạn tốt nghiệp ngành Kỹ thuật nhưng lại xin làm việc ở một hiệu sách, bạn có thể trả lời rằng: “Tôi là người yêu thích văn học, mặc dù tôi tốt nghiệp trường Kỹ thuật nhưng tôi cũng có kiến thức về các nhà văn cổ điển và đương đại. Tôi tuy không là người đọc sách thường xuyên nhưng tôi lại là người dễ gần và có duyên khi tiếp xúc với người mới”.
2. Tại sao công ty nên chọn bạn mà không phải bất kỳ ai khác?
Đây là cơ hội bạn cho họ thấy những lợi ích bạn có thể đem lại cho công ty khi bạn được tuyển dụng. Hãy nói về những lợi ích, ảnh hưởng của bạn đối với công ty chứ không phải những khả năng đặc trưng của bạn.
Ví dụ: “Tôi có những ý tưởng mới lạ, cải thiện bộ mặt công ty bằng cách tăng hiệu quả của bộ phận lễ tân, sử dụng kỹ năng giao tiếp của mình để tạo ấn tượng và sự tin tưởng với khách hàng”.
3. Theo bạn nghĩ đâu là khiếm khuyết lớn nhất của mình?
Nếu bạn thiếu kỹ năng, điều kiện nào đó mà nhà tuyển dụng đưa ra thì đây là lúc bạn tự tin nói về nó. Bạn có thể nói: “Tôi chưa có kinh nghiệm trong việc trực tiếp bán hàng nhưng với bằng marketing này của mình, tôi tin mình sẽ học hỏi một cách nhanh chóng”.
4. Tại sao bạn lại bỏ công việc hiện tại của mình?
Bạn không nên nói bất cứ điều gì không tốt về sếp, đồng nghiệp hay những quy cách làm việc của công ty cũ. Đó là điều tối kỵ. Bạn nên trả lời rằng: Bạn muốn mở mang kiến thức về công việc của bạn hay muốn cọ sát với những thử thách mới.
5. Bạn phản ứng thế nào với những lời phê bình?
Câu trả lời ưng ý nhất mà nhà tuyển dụng mong chờ là người được hỏi đưa ra được ví dụ minh hoạ kèm theo. Hãy kể về một trường hợp bạn bị ông chủ cũ khiển trách và kinh nghiệm bạn học được từ đó và kết thúc bằng câu: “Tôi nghĩ phê bình là bài học cần thiết và cần có trong quá trình làm việc để cải thiện nó ngày một tốt hơn.
6. Bạn thấy mình ở đâu sau khoảng thời gian 10 năm?
Mẹo ở đây là bạn không nên trả lời quá thông minh hay quá kém cỏi so với khả năng thực của mình. Bạn nên nói rằng: “Tôi hy vọng công việc này sẽ cho tôi một chỗ để có thể phát huy hết khả năng của mình”.
7. Bạn đã lập gia đình hay có ý định lập gia đình chưa?
Bạn không nên trả lời thẳng những câu hỏi này vì đôi khi nó sẽ quyết định bạn có được nhận hay không. Bạn nên lái sang một chủ đề khác: “Tôi nghĩ ông/bà đang băn khoăn liệu tôi có là nhân viên đáng tin cậy hay không? Tôi nghĩ bài giới thiệu của tôi là bằng chứng về khả năng làm việc của tôi và nếu ông/bà gọi về cơ quan cũ của tôi, họ cũng sẽ vui vẻ cho ông/bà biết về những gì tôi đã cống hiến cho công ty cũ”.
8. Bạn nghĩ sao nếu phải làm thêm giờ?
Khi đó bạn nên hỏi ngược lại rằng: “Vậy tôi sẽ phải làm thêm khoảng bao nhiêu giờ?. Nếu làm thêm giờ tôi sẽ được trả lương theo số giờ đó phải không?”. Hoặc bạn có thể nói thẳng rằng: “Tôi không bận tâm đến việc làm thêm giờ nhưng tôi sợ nó sẽ ảnh hưởng đến cuộc sống hằng ngày, một yếu tố quan trọng để duy trì chất lượng làm việc”.
9. Mức lương bạn mong chờ là bao nhiêu?
Bạn nên tìm hiểu mức lương của những người cùng ngành với bạn trước khi đi phỏng vấn để có thể đưa ra một mức lương hợp lý. Nếu có sự chênh lệch giữa hai bên và bạn chưa thể quyết định ngay lúc đó, bạn hãy đề nghị họ cho bạn suy nghĩ 1, 2 hôm và sau đó sẽ trả lời.
10. Bạn có câu hỏi nào cho chúng tôi không?
Lúc này bạn có thể hỏi một số câu như: “Bạn có thể cho tôi biết những mục tiêu của công ty?”; “Bạn sẽ có được cơ hội thăng chức sau 3 năm làm việc phải không?”; “Nếu tôi được tuyển dụng thì làm sao để tôi hoà hợp với đồng nghiệp nhanh nhất?”… để họ thấy rằng bạn có ý muốn tìm hiểu về công ty.
Thực chất của vấn đề là xung đột giữa bộ gõ và chế độ cắt/dán (Cut/Paste) thông minh của Word. Một số bộ gõ dùng bộ đệm (clipboard) của Windows để xử lý tiếng Việt, vdụ: VietKey.
Với những bộ gõ này, mỗi khi nhập liệu tiếng Việt, thì do những ký tự tiếng Việt có dấu thường rơi vào vùng các ký tự phân cách từ của bảng mã Ascii, cho nên khi paste vào văn bản làm cho Word nhầm tưởng đã hết 1 từ, bắt đầu 1 từ mới cho nên đã tự động thêm 1 dấu trống phân cách vào giữa các ký tự này.
Nếu chúng ta tắt chế độ thông minh thì mỗi khi paste phải đảm bảo cách từ phía trước ít nhất 1 khoảng trống, nếu không thì đoạn văn bản được paste vào sẽ “dính chùm” với từ đã có.
Bộ gõ UniKey xử lý việc xung đột này bằng tùy chọn: [ ] Luôn sử dụng clipboard cho unicode. Điều này cho phép người dùng thay đổi cách tạo dấu tiếng Việt (vì dùng clipboard sẽ nhanh hơn là không dùng nó).
Cũng qua đây nhắc nhở rằng: với bộ gõ dùng clipboard (như VietKey), những gì đã copy thường chỉ hiệu lực trước khi bạn gõ thêm từ có tiếng Việt, sau khi đã gõ thêm thì việc copy đó đã chuyển thành những ký tự tiếng Việt có dấu trong bộ đệm – nghĩa là đã xóa nội dung đã copy trước đó trong clipboard.
Khi một tổ chức gặp khó khăn, khách hàng và ngay cả nhân viên thường có xu hướng bỏ đi tìm đối tác mới, nơi làm việc mới. Vậy phải làm thế nào để giữ chân họ, khiến họ không ra đi vì luôn sẵn có lòng trung thành với tổ chức, chứ không vì bị buộc phải ở lại?
Khi các đối tác, khách hàng, cổ đông ở bên cạnh bạn, công việc và sự tăng lợi nhuận diễn ra rất dễ dàng. Vì vậy, những người đứng đầu tổ chức cần phải luôn nhớ tới câu hỏi: “Bạn hay tổ chức của bạn có xứng đáng với lòng trung thành của khách hàng, của nhân viên, của đối tác và của những người đồng sở hữu tổ chức với bạn không?”.
Hãy nghĩ về câu trả lời từ góc nhìn của họ.
Có một sự khác biệt giữa lòng trung thành và bị buộc phải ở lại. Có rất nhiều khách hàng tiếp tục công việc làm ăn chỉ vì họ không có lựa chọn nào khác. Họ hợp tác với bạn nhưng trên thực tế, hoàn toàn coi thường mối quan hệ làm ăn đấy.
Mối quan hệ giữa lãnh đạo và nhân viên cũng không khác vậy nhiều lắm. Rất nhiều người sẽ ở lại bên bạn nếu như họ không có lựa chọn khác, hoặc nếu như họ cảm thấy thoải mái và dễ chịu khi làm việc với bạn. Nhưng làm sao bạn có thể đảm bảo được rằng họ đã làm hết mình vì sự nghiệp và công việc của bạn.
Khi được hỏi “có bao nhiêu người đã làm việc cho ông”, không ít các nhà quản lý đã trả lời rằng “khoảng một nửa”. Câu trả lời gây ngạc nhiên này ngay lập tức được lý giải khi có một nhân viên đã tâm sự thế này: “Tôi làm việc đủ chăm chỉ ở mức để không bị sa thải”. Đây rõ ràng là biểu hiện cho thấy người nhân viên ấy không làm việc hết mình và không trung thành.
Thay vì coi lòng trung thành là lý do cho mối quan hệ giữa lãnh đạo với nhân viên, bạn hãy trả lời câu hỏi: bạn có xứng đáng với lòng trung thành của họ?
Các nhân tố của lòng trung thành
Một cuộc nghiên cứu gần đây đã chỉ ra rằng có 3 nhân tố thể hiện sự trung thành của khách hàng đối với bạn.
1. Họ phải rất hài lòng với bạn (nhưng có những lúc, chỉ hài lòng thôi thì chưa đủ).
2. Họ thiết tha mong muốn được tiếp tục công việc và quan hệ làm ăn với bạn.
3. Họ chủ động giới thiệu với các người khác về bạn. Họ là những người chủ trương ủng hộ bạn và là những người bán hàng cho bạn.
Một điểm quan trọng ở đây là lòng trung thành phải hội tụ đủ cả 3 điểm trên. Nếu thiếu một trong ba yếu tố đó, không thể có lòng trung thành.
Nghiên cứu trên được đưa ra để khẳng định một điều rằng để những người khác trung thành, họ phải cảm thấy họ cần phải “tận tụy, chân thành” với bạn. Họ phải cảm thấy rằng giá trị của mối quan hệ không chỉ là tổng số những thương vụ làm ăn với bạn.
Họ biết rằng bạn và tổ chức của bạn thành thật quan tâm và đầu tư vào những nhu cầu của họ. Khi những người khách hàng trung thành, hãy nhớ rằng: nhân tố quan trọng nhất để khách hàng thực sự tận tâm với bạn là phải có những nhân viên tận tụy quan tâm tới khách hàng.
Vai trò của những người lao động trong việc tạo ra lòng trung thành của khách hàng là có nhiệm vụ tác động gấp 4 lần so với nhiệm vụ của sản phẩm, dịch vụ, thương hiệu và nhiều thứ khác.
Những điều cần nhớ:
1. Lòng trung thành không chỉ là một chiến lược, mà nó phải là một nguyên tắc cơ bản. Việc thử thay thế những người tận tụy với một chương trình marketing mới hoặc tăng cường khoa học công nghệ nhân một dịp đặc biệt sẽ chỉ là nhất thời. Vì vậy, tăng cường những nỗ lực của bạn vào việc xây dựng lòng trung thành nếu chỉ bắt đầu khi tổ chức của bạn gặp khó khăn là quá ít ỏi và quá muộn.
2. Đặt sự tin tưởng làm nền tảng. Lời nói và hành động phải nhất quán. Nếu như những người bầu lên bạn không tin tưởng bạn, họ không thể tiếp tục phục vụ và coi trọng bạn. Đôi khi, bạn có thể thấy mình phải quyết định lựa chọn giữa một bên là mất cả lợi nhuận và một bên là mất niềm tin.
Kinh nghiệm cho thấy, để giành lại niềm tin khó khăn hơn nhiều và nếu như không có niềm tin và sự trung thành của khách hàng, của nhân viên và những người khác, tức là bạn đã thất bại hoàn toàn và mất hết tất cả.
3. Bạn hãy giành sự tận tụy về mặt tình cảm của người khác với mình bằng việc giúp họ nhận ra ý nghĩa và mục đích lớn hơn trong mối quan hệ với bạn. Bạn hãy chứng tỏ cho họ biết rằng, bạn là một trong số nhiều người thực sự tận tụy với tổ chức dù bạn có thể kiếm được nhiều tiền hơn khi làm việc cho một tổ chức khác.
4. Nếu có ai đó nói rằng, nhân viên của bạn không quan tâm gì đến lòng trung thành, đừng tin điều đó. Hãy nhớ rằng bạn phải luôn luôn hành động để làm sao đó, bạn xứng đáng với lòng trung thành của mọi người. Điều này luôn đúng trong tất cả các mối quan hệ, ngay cả khi đó là công việc làm ăn hay chuyện cá nhân.
5. Suy nghĩ và cân nhắc sâu sắc sao cho các thông điệp và hành động của bạn có thể truyền tải được lòng trung thành. Vì sao những người khách sẽ duy trì lòng trung thành nếu như quan điểm ban đầu của bạn về họ là những số liệu thống kê hay những bản báo cáo liệt kê doanh số bán hàng hàng tháng?
Tóm lại, hãy nhớ rằng luôn luôn phải giành lấy lòng trung thành từ người khác. Đầu những năm 1980, công ty dược phẩm Tylenol rơi vào cuộc khủng hoảng.
Và theo đúng nghĩa đen, họ đã dành toàn bộ thị phần để chứng minh thông qua hành động rằng các bác sĩ, bệnh nhân, các bà mẹ, các nhân viên và các cổ đông rằng tất cả mọi người vẫn có thể tin tưởng họ.
Họ đã hồi phục trở lại và trở thành thương hiệu y tế lớn mạnh nhất trong lĩnh vực thuốc giảm đau và trở thành niềm kiêu hãnh thực sự đối với tất cả các nhân viên và những ai làm việc cho Tylenol.
Ngày nay, khi áp lực công việc ngày càng cao, mức độ yêu cầu ngày càng phức tạp, mỗi cá nhân khó có thể tự hoàn thành tốt tất cả công việc được giao thì hiệu quả công việc phụ thuộc rất lớn vào khả năng làm việc nhóm của mỗi thành viên. Tuy nhiên, một trong những rào cản lớn nhất là chúng ta chưa biết cách làm việc nhóm hiệu quả.
Tại sao làm việc nhóm lại khó?
Trước hết, nhóm không phải là một tập hợp những cá thể. Vì vậy, hiệu quả của làm việc nhóm không đơn giản là kết quả của mỗi cá nhân trong tập hợp ấy. Mỗi chúng ta đều có những kiến thức, phương pháp, cá tính và quan điểm khác nhau. Thông thường, chúng ta sẽ thích làm việc theo cách của mình.
Nhìn đàn kiến tha mồi, bạn sẽ nhận ra điều đó. Thoáng nhìn, ta thấy chúng thật đoàn kết, cùng cố gắng đưa mồi về tổ. Tuy nhiên, nhìn kỹ, ta lại thấy mỗi con cố hết sức chạy về một hướng. Chúng ta cũng thế. Nếu không biết cách kết hợp, không ít khi một cộng một lại nhỏ hơn không.
Cách nào để làm việc nhóm hiệu quả?
Bạn thường gặp khó khăn gì khi làm việc nhóm? Tôi thì chỗ nào cũng khó.
Ở giai đoạn đầu tiên: “Giai đoạn hình thành”, phải truyền đạt được mục tiêu công việc để mọi người hiểu và cùng muốn làm với mình đã là khổ sở lắm rồi. Vậy mà ngay sau đó, “Giai đoạn sóng gió” lại nổi lên. Mỗi người một quan điểm, một ý tưởng, một phương pháp.
Thế là cãi nhau, rồi giận hờn. Không ít khi “nghỉ chơi” luôn. Thế là phá sản. Nếu khéo léo lắm, vượt qua được giai đoạn này thì xem như bạn đã vượt qua 2/3 chặn đường gian khổ nhất. Qua giai đoạn này, mọi người bắt đầu bước vào “Giai đoạn hòa nhập”.
Nếu là bạn, bạn sẽ thế nào khi phải làm điều gì đó theo cách không phải của mình? Không dễ dàng gì phải không bạn? Dù lúc này mình hiểu rõ mục tiêu và hiểu vì sao cần làm như vậy.
Nhưng vượt qua chính mình cũng khó lắm thay!
Vượt qua được “Giai đoạn hòa nhập“, cả nhóm đã thực sự hiểu trách nhiệm, nhiệm vụ của từng thành viên, thấu hiểu nhau và bắt đầu làm việc “ăn ý” hơn. Mỗi thành viên cố gắng hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình và hỗ trợ các thành viên khác.
Vì khi ấy, mọi thành viên đều hiểu, thành công của người này là hiệu quả của người kia và của cả nhóm. Nhưng để đạt đến “Giai đoạn ăn ý”, bạn cần phải trao đổi thông tin, lắng nghe và phản hồi tích cực. Chỉ khi thông tin thông suốt, chúng ta mới tìm được sự thấu hiểu, cùng nghĩ và hành động vì mục tiêu chung.
Đây là một quá trình rất quan trọng trong suốt quá trình làm việc nhóm và giúp nhóm làm việc “ăn ý” và hiệu quả hơn. Giờ đây, một cộng một sẽ lớn hơn 2 rất nhiều lần.
Để có được nơi làm việc gọn gàng và trông chuyên nghiệp bạn hãy thử những lời khuyên sau…
Thay đổi thái độ của bạn
Một suy nghĩ khá phổ biến với mọi người rằng một bàn làm việc bừa bộn thể hiện bạn là người làm việc chăm chỉ, nhưng thực tế nó tạo ra ấn tượng hoàn toàn trái ngược trong suy nghĩ của những đồng nghiệp quanh bạn. Họ cho rằng bạn là con người bừa bộn và thiếu tổ chức trong công việc.
Một chiếc bàn được dọn sạch, gọn gàng sẽ không chỉ đem lại ấn tượng về bạn mà nó còn giúp bạn có đầu óc sảng khoái và cho phép bạn tập trung vào công việc.
Bắt tay vào dọn dẹp
Điều đầu tiên giúp bạn có được một bàn làm việc gọn gàng là bỏ đi những tài liệu cũ, những vật dụng không dùng đến nữa. Phân loại ra đâu là những thứ bạn thực sự cần trong công việc hằng ngày, đâu là những thông tin bạn cho là cần thiết nhưng không thường xuyên sử dụng như thông tin khách hàng lâu năm. Sau đó bạn có thể đưa ra cách sắp xếp phù hợp.
Nếu bàn làm việc của bạn thường bừa bộn bởi những tài liệu, giấy tờ thì bạn nên tạo một ngăn tủ gần bàn làm việc và để chúng vào theo thứ tự riêng bạn, ví dụ: theo vần alphabet. Sau đó vào cuối mỗi ngày bạn nên dành 5 phút trước khi về để cất những tài liệu của hôm nay vào ngăn tủ đó.
“Tạo ra” thời gian
Bạn nên dành ra lượng thời gian nhất định trong ngày để dọn dẹp bàn làm việc. Đó có thể là giờ ăn trưa hoặc trước khi về nhờ vậy vào sáng hôm sau khi đến văn phòng bạn sẽ thực sự thấy thư giãn với bàn làm việc sạch sẽ và tìm thấy mọi thứ bạn cần một cách dễ dàng.
Lập kế hoạch làm việc
Để quản lý những công việc hằng ngày của bạn hãy lập một kế hoạch công việc theo tuần hoặc ngày tùy bạn. Trong đó bạn sẽ xem xét việc nào nên ưu tiên làm trước vì sắp đến thời hạn hoàn thành, ngoài ra giờ giấc những cuộc họp hay hẹn gặp khách hàng của bạn.
Mua một số vận dụng cần thiết
Bạn đã có được những nơi chứa tài liệu thích hợp chưa? Bạn có những dụng cụ để cất và kẹp tài liệu thành tệp chưa?
Ngoài ra bạn cũng cần một vài tập giấy nhớ đủ màu để viết những thông tin ghi nhớ nhanh quanh bàn làm việc như thông tin khi bạn nói chuyện điện thoại, thời gian của cuộc họp bất thường trong ngày hoặc một vài công việc cần làm nhanh.
5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản. Tên gọi của 5S xuất phát từ những chữ cái S trong tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Sheiketsu và Shitsuke, tạm dịch sang tiếng Việt là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch Sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng…
Ý nghĩa của phương pháp quản lý 5s
Mục đích của 5S là tạo nên và duy trì một môi trường làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc từ khu vực văn phòng, nơi sản xuất, kho hàng, nguyên vật liệu hay các vị trí xung quanh như sân bãi, chỗ để xe…
Ý nghĩa của phương pháp quản lý 5s
Ý nghĩa của phương pháp quản lý 5s
Vì liên quan đến mọi vị trí địa lý trong một tổ chức nên 5S đòi hỏi sự cam kết, nhận thức và sự tham gia của tất cả mọi người từ lãnh đạo cho tới người công nhân.
5S là hoạt động dành cho tất cả mọi người và không loại trừ bất kì ai trong công ty. Là một công cụ mang tính nền tảng căn bản, 5S được diễn giải như sau: Xem thêm chuyên mục tuyển dụng.
Ý nghĩa của phương pháp quản lý 5s
1. Sàng lọc – S1 (Seiri):
Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng …) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực sẽ phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất.
Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc. S1 thường được tiến hành theo tần suất định kì.
2. Sắp xếp – S2 (Seiton):
Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa … tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại.
Nguyên tắc chung của S2 là bất kì vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng. S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để.
3. Sạch sẽ – S3 (Seiso):
Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh …. S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kì.
4. Săn sóc – S4 (Sheiketsu):
Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống. Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí.
S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CBCNV trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển.
5. Sẵn sàng – S5 (Shitsuke):
Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S.
Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc để đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của Công ty cao hơn.
Ý nghĩa của phương pháp quản lý 5s
II. Đối tượng áp dụng
5S là một công cụ mang tính nền tảng với mục đích hướng đến tạo ra một môi trường làm việc khoa học và giảm/loại bỏ các lãng phí trong các hoạt động.
Vì đây chính là mong muốn chung của các tổ chức/doanh nghiệp nên 5S có thể áp dụng cho mọi tổ chức/doanh nghiệp thuộc lĩnh vực công nghiệp, nông nghiệp hay dịch vụ.
Ý nghĩa 5s trong quản lý doanh nghiệp
III. Lợi ích áp dụng
5S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho mọi vị trí…
5S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công việc trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, thời gian tìm kiếm, loại bỏ các lỗi chủ quan của con người…
5S giúp giảm thiểu các chi phí hoạt động từ đó nâng cao ưu thế cạnh tranh…
Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa học, 5S giúp nâng cao an toàn sản xuất và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động…
Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nhận thức rõ và nâng cao; tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên…
Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các CBCNV thông qua 5S…
Ý nghĩa của phương pháp quản lý 5s
7. Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của Công ty trong con mắt khách hàng…
IV. Các bước triển khai
Trong một chu kì, 5S được triển khai thông qua các bước sau đây…
Ý nghĩa của phương pháp quản lý 5s
1. BƯỚC 1 – CHUẨN BỊ: Sau khi đánh giá thực trạng 5S, Công ty lập kế hoạch triển khai 5S để đạt các mục tiêu đề ra trong khoảng thời gian cho trước.
Kế hoạch trong giai đoạn chuẩn bị bao gồm cà việc thành lập Ban chỉ đạo 5S với chức năng hỗ trợ, giám sát, đánh giá và cải tiến việc triển khai 5S. Ban chỉ đạo sẽ chịu trách nhiệm việc ban hành chính sách (mang tính định hướng) và mục tiêu 5S (mang tính cụ thể) cho từng giai đoạn.
Ý nghĩa 5s trong quản lý doanh nghiệp
Trong bước này, sơ đồ phân công trách nhiệm vệ sinh tại các khu vực trong Công ty cũng được hoàn thiện để chuẩn bị cho bước 3. Ngoài ra, các cán bộ công nhân viên cần được đào tạo căn bản về khái niệm và lợi ích của 5S.
Ý nghĩa 5s trong quản lý doanh nghiệp
2. BƯỚC 2 – PHÁT ĐỘNG CHƯƠNG TRÌNH 5S: Đại diện Lãnh đạo phát biểu trước toàn thể cán bộ công nhân viên về ý nghĩa, tầm quan trọng và mong muốn nhằm thể hiện cam kết đối với sự thành công của chương trình 5S.
3. BƯỚC 3 – TIẾN HÀNH TỔNG VỆ SINH: Toàn thể cán bộ công nhân viên sử dụng một hoặc nửa ngày làm việc để tiến hành vệ sinh nơi làm việc của mình ( theo sơ đồ phân công trách nhiệm đã có ở bước 1 ).
4. BƯỚC 4 – TIẾN HÀNH SÀNG LỌC BAN ĐẦU: Ngay trong ngày Tổng vệ sinh, các CBCNV không chỉ vệ sinh mà còn tiến hành sàng lọc sơ bộ để loại bỏ các thứ không cần thiết tại nơi làm việc của mình.
Trước đó, Ban 5S cần chuẩn bị khu vực để tạm các thứ đã được sàng lọc trước khi tiến hành xử lý (loại bỏ/lưu trữ). Các đồ vật xác định được lưu trữ cần phải có dấu hiệu nhận biết rõ ràng sau khi sàng lọc.
Ý nghĩa 5s trong quản lý doanh nghiệp
5. BƯỚC 5 – DUY TRÌ SÀNG LỌC, SẮP XẾP VÀ SẠCH SẼ: Việc tiến hành, triển khai và duy trì 5S được dựa trên các quy định/hướng dẫn về Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ tại các khu vực.
Quy định/hướng dẫn này thông thường do Ban chỉ đạo 5S biên soạn và sẽ được thay đổi nội dung theo hướng cải tiến để phù hợp và hiệu quả hơn.
Tại bước này, các thông tin 5S thường được cập nhật và tuyên truyền thông qua góc 5S tại từng đơn vị.
Ý nghĩa 5s trong quản lý doanh nghiệp
Nội dung trong quy định/hướng dẫn thường hướng về các vấn đề liên quan đến việc đảm bảo tính an toàn trong sản xuất, giảm lãng phí trong các hoạt động và các hướng dẫn/quy định công việc mang tính trực quan (sử dụng hình ảnh, màu sắc, âm thanh)
Ý nghĩa của phương pháp quản lý 5s
6. BƯỚC 6 – TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ NỘI BỘ 5S: Dựa trên tấn suất hợp lý, Ban chỉ đạo 5S đánh giá hoạt động 5S tại các khu vực để xem xét hiệu quả duy trì và triển khai 5S.
Hoạt động đánh giá nội bộ dựa trên quy định/quy trình đánh giá nội bộ và bộ tiêu chí đánh giá 5S tại các khu vực. Kết quả đánh giá thông thường được thể hiện qua hình ảnh và điểm số đánh giá.
Ý nghĩa 5s trong quản lý doanh nghiệp
Kết quả này sẽ là căn cứ để Ban chỉ đạo đưa ra các kế hoạch cải tiến cho thời gian tiếp theo cũng như các hình thức khen thưởng các cá nhân/đơn vị làm 5S tốt.
Sau khi một hoạt động đánh giá kết thúc, đó sẽ là đầu vào để các cán bộ công nhân viên tiếp tục các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ tốt hơn.
![Xử lý bản word khi gõ bị khoảng cách từ [ ]](https://saigonlist.com/wp-content/uploads/loi-word-bi-cach-dong.jpg "Xử lý bản word khi gõ bị khoảng cách từ [ ] 13")
