Cách xử lý khi đánh văn bản trong Word…
1. KHẮC PHỤC LỖI NHẢY CÁCH CHỮ TRONG WORD:
Khi soạn thảo các văn bản tiếng Việt với bộ gõ Vietkey hay Unikey, chúng ta thường hay gặp lỗi các chữ có dấu bị nhảy cách, chẳng hạn “t iếng V iệt”…
Lỗi này phát sinh thường sau khi bạn dùng các thao tác copy, paste hoặc cũng có thể là… tự nhiên.
Để khắc phục lỗi này, bạn hãy vào mục Tools > Options… từ giao diện soạn thảo của MS Word, chọn thẻ Edit và vào mục Settings.
Tại hộp thoại Settings, bạn hãy bỏ dấu kiểm ô Adjust sentence and word spacing automatically và kích OK
Bây giờ, bạn hãy gõ lại và sẽ không còn gặp lỗi các chữ nhảy cách nữa.
2. LỖI MẤT CHỮ PHÍA SAU KHI VIẾT CHÈN:
Trong quá trình soạn thảo văn bản,bạn có thể gặp hiện tượng “nuốt chữ”.Đó là khi bạn gõ chữ cái,các chữ cái phía sau con trỏ lại bị mất đi.Cứ như vậy,khi bạn đánh văn bản thì các chữ,các dòng cứ dần dần mất đi… Thế thì thật là bất tiện.
Có thể là trong lúc làm việc với máy tính,bạn muốn xóa một ký tự hay một đối tượng nào đó, thay vì bạn ấn phím Delete để xóa mà bạn ấn lộn phím Insert hoặc vô tình chạm phải phím insert thì sẽ gây ra hiện tượng “gõ chữ trước, chữ phía sau lại bị mất”.
(Nếu chú ý, xem thanh trạng thái bạn sẽ thấy có chữ OVR nổi lên).Vậy để khắc phục tình trạng trên bạn hãy ấn lại phím Insert 1 lần nữa.Lúc ấy, chữ OVR sẽ mờ lại, bây giờ word trở lại như bình thường.
3. LỖI CÁCH MỘT CHỮ THÌ CÓ MỘT DẤU CHẤM:
Hiện tượng cách một chữ thì có một dấu chấm này là do bạn đã vô tình kích hoạt nút “Show/hide”. Nút có hình biểu tượng giống như chữ q tô đậm (hoặc giống như cái muỗng múc canh).
Chỉ cần kích lại nút “Show/hide” là hết ngay. Hoặc vào Tools / Options / Thẻ View, phần Formatting marks, bỏ dấu kiểm ở ô All.
Lưu ý: Trong Microsoft Word 2013 : Bạn vào File/Option/vào Display click bỏ chọn dấu kiểm ở ô : Show all formatting marks.
4. LỖI KHÔNG CĂN ĐỀU HAI BÊN:
Khi căn đều cả hai bên phải và trái, ở những dòng ít chữ (không đủ một dòng) thường gặp sự cố sau:
– Có dòng thì xếp như căn trái. (đúng)
– Có dòng thì giãn ra đến hết bên phải, mặc dù dòng đó chỉ có vài chữ (xấu)
Cách chỉnh lại:
Ví dụ: dòng thứ 5 bị giãn ra như thế này.
– Để chuột (dấu nháy) tại đầu dòng 6 (dòng kế tiếp ở dưới), kích phím BackSpace (để nối 2 dòng lại) rồi kích Enter (để đưa dòng 6 trở về vị trí cũ).
Microsoft Word là một trong những công cụ soạn thảo văn bản phổ biến nhất, nhưng trong quá trình sử dụng, người dùng thường gặp phải một số lỗi nhỏ có thể ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc cũng như chất lượng tài liệu.
- Những lỗi này có thể liên quan đến định dạng, chính tả, khoảng cách giữa các dòng hoặc các thiết lập mặc định của phần mềm. Việc hiểu rõ nguyên nhân và cách khắc phục sẽ giúp cải thiện trải nghiệm sử dụng và tối ưu hóa quá trình soạn thảo.
Một trong những lỗi phổ biến là khoảng cách dòng không đồng đều do thiết lập mặc định của Word hoặc do định dạng của đoạn văn bị thay đổi.
Để khắc phục, có thể vào phần Paragraph trong tab Home và kiểm tra các cài đặt về Spacing, đặc biệt là Before và After, đồng thời điều chỉnh Line Spacing về giá trị phù hợp như Single hoặc 1.5 Lines.
- Ngoài ra, lỗi dính chữ khi sao chép nội dung từ nguồn khác có thể xuất phát từ định dạng không tương thích. Sử dụng tùy chọn Paste Special hoặc dán văn bản dưới dạng Plain Text sẽ giúp loại bỏ định dạng cũ và giữ nguyên bố cục văn bản mong muốn.
Một lỗi khác thường gặp là việc mất định dạng khi lưu hoặc mở file. Điều này có thể do file đang được lưu ở định dạng không hỗ trợ đầy đủ các tính năng của Word như .txt hoặc .rtf thay vì .docx. Để tránh tình trạng này, cần kiểm tra định dạng file trước khi lưu và đảm bảo sử dụng đúng chuẩn của Microsoft Word.
- Một số trường hợp, file Word bị lỗi không thể chỉnh sửa có thể do đang bật chế độ Protect Document. Để tắt chế độ này, có thể vào tab Review, chọn Restrict Editing và bỏ các giới hạn chỉnh sửa nếu có.
Lỗi chính tả và ngữ pháp cũng là vấn đề thường gặp khi đánh văn bản trong Word. Nếu chức năng kiểm tra chính tả tự động không hoạt động, cần kiểm tra trong phần Options, vào Proofing và đảm bảo đã bật tính năng Check Spelling as You Type.
- Trong một số trường hợp, lỗi phông chữ không hiển thị đúng hoặc bị lỗi dấu có thể do văn bản sử dụng nhiều bảng mã khác nhau. Khi gặp lỗi này, có thể sử dụng công cụ chuyển đổi phông chữ như Unikey để đưa về bảng mã phù hợp.
Việc định dạng danh sách đánh số hoặc dấu đầu dòng không đồng nhất cũng có thể gây khó khăn khi soạn thảo tài liệu. Nguyên nhân có thể là do các cài đặt mặc định hoặc do danh sách được định dạng từ nhiều nguồn khác nhau.
- Sử dụng chức năng Define New Number Format hoặc Define New Bullet Style trong phần Bullets and Numbering sẽ giúp tạo một kiểu định dạng đồng nhất cho toàn bộ văn bản.
Để tránh các lỗi nhỏ khi soạn thảo, có thể áp dụng một số biện pháp như sử dụng các mẫu văn bản có sẵn, thiết lập các tùy chọn mặc định phù hợp với nhu cầu sử dụng, thường xuyên kiểm tra lại định dạng trước khi hoàn tất tài liệu.
Việc làm chủ các chức năng của Microsoft Word và nắm vững cách xử lý những lỗi phổ biến sẽ giúp tăng hiệu suất làm việc và đảm bảo tài liệu được trình bày chuyên nghiệp, dễ đọc.
